社会团体在印章管理方面存在的问题
(一)印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。
(二)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。
(三)没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。
(四)没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。
(五)印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。
(六)为了便于工作开展,给第三方或者代表机构、开具授权书,一旦第三方出现问题,社会组织就要承担相应责任。
(七)印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给社会组织带来法律责任。
(八)以前社会组织有分支机构印章的时候,分支机构被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些分支机构的印章,形成了潜在的法律风险。
(九)社会组织印章保管人把持印章,导致社会组织陷入僵局,社会组织决策机构应当尽快向公安机关以及登记管理机构报案、投诉处理。
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